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Was ein Nachfolger sehen will: Unterlagen vor dem ersten Gespräch
Wer eine Firma übernehmen soll, stellt Fragen. Die meisten davon sind vorhersehbar, und fast alle lassen sich mit Unterlagen beantworten, die es im Betrieb schon gibt – nur selten geordnet. Dieser Beitrag listet, was üblicherweise gefragt wird, und schlägt eine Reihenfolge vor.
Verträge
Mietverträge für Werkstatt, Laden oder Büro, mit Laufzeit und Kündigungsfristen. Leasingverträge für Fahrzeuge und Maschinen. Arbeitsverträge, insbesondere die der Schlüsselpersonen. Verträge mit Lieferanten, Rahmenverträge mit Kunden, Versicherungen. Die Frage dahinter ist immer dieselbe: Was läuft weiter, was endet mit dem Inhaberwechsel, und was müsste neu verhandelt werden?
Kundschaft
Eine Liste der grössten Kunden mit Anteil am Umsatz, Dauer der Beziehung und Ansprechperson. Dazu die ehrliche Antwort darauf, welche Kunden wegen des Betriebs kommen und welche wegen des Inhabers. Ein Nachfolger will wissen, wie viel Umsatz an einer persönlichen Beziehung hängt, die er erst aufbauen muss – nicht, um den Preis zu drücken, sondern um die Überlappung richtig zu bemessen.
Abläufe
Wie wird ein Auftrag angenommen, geplant, ausgeführt, abgerechnet? Wer entscheidet was? In vielen kleinen Betrieben steht das nirgends, weil es alle wissen. Für die Übergabe reicht oft eine Seite pro Kernprozess, in Stichworten. Entscheidend ist, dass Entscheidungen, die heute nur der Inhaber trifft, benannt sind – sie sind die Stellen, an denen ein Nachfolger zuerst stolpert.
Bücher
Die letzten drei Jahresabschlüsse, idealerweise mit den Bemerkungen der Treuhand. Offene Debitoren und Kreditoren. Eine Übersicht über Privatbezüge und Positionen, die mit dem Inhaber verknüpft sind: das eigene Fahrzeug, die Wohnung über dem Laden, der Lohn des Ehepartners. Nicht, weil daran etwas falsch wäre, sondern weil ein Nachfolger verstehen will, wie die Zahlen ohne diese Posten aussehen.
Reihenfolge
Beginnen Sie mit dem, was Sie schon haben: Abschlüsse und Verträge liegen bei der Treuhand oder im Ordner. Dann die Kundenliste, die meist aus dem Fakturierungsprogramm zu ziehen ist. Zuletzt die Abläufe, weil sie geschrieben werden müssen. Der Readiness Check folgt genau dieser Reihenfolge und beginnt mit einer Checkliste, die Sie vorab erhalten.
Was fehlt, ist auch eine Antwort
Lücken sind kein Grund, das Gespräch zu verschieben. Eine fehlende Prozessbeschreibung sagt dem Nachfolger, wo er Zeit einplanen muss; eine Kundenliste, die stark an eine Person gebunden ist, sagt ihm, wie lang die Überlappung sein sollte. Die Liste offener Punkte aus dem Readiness Check ist deshalb nach Aufwand sortiert: Was sich in einer Stunde erledigen lässt, steht oben. Was Monate braucht, steht unten – aber es steht da.
In vier Schritten ordnen
- 1Sammeln.Abschlüsse und Verträge bei Treuhand und im Ordner zusammentragen – ein halber Tag.
- 2Kundenliste ziehen.Aus dem Fakturierungsprogramm, mit Umsatzanteil und Ansprechperson.
- 3Abläufe aufschreiben.Eine Seite pro Kernprozess, in Stichworten, mit den Entscheiden des Inhabers.
- 4Lücken benennen.Was fehlt, kommt auf die Liste offener Punkte – mit Aufwand und Zuständigkeit.
Kurz gefragt
- Muss alles vollständig sein?
- Nein. Der Readiness Check hält fest, was fehlt; das ist Teil des Ergebnisses.
- Wer sieht die Unterlagen?
- Nur wir, für die Dauer des Auftrags. Nach Abschluss bewahren wir sie nur so lange auf, wie es gesetzlich nötig ist.
- Brauche ich die Treuhand dafür?
- Für die Abschlüsse ja. Alles andere kommt aus dem Betrieb selbst.
- Was, wenn ich nichts Schriftliches habe?
- Dann ist das der Befund – und der erste Punkt auf der Liste. Viele Betriebe starten genau dort.
Preis und Umfang des Readiness Checks
Der Readiness Check kostet CHF 520.– und umfasst zwei Wochen, zwei Sitzungen, die Dokumenten-Checkliste und die nach Aufwand sortierte Liste offener Punkte. Der Preis gilt für Betriebe mit 3 bis 40 Mitarbeitenden an einem Standort.
Mehrere Standorte, zwei getrennte Firmen unter einem Dach oder eine Durchsicht in einer anderen Sprache als Deutsch verändern den Umfang. In diesen Fällen erhalten Sie vor Beginn eine schriftliche Offerte – nicht nachträglich eine höhere Rechnung.
Nicht enthalten
- Erstellung fehlender Verträge oder Prozessbeschreibungen
- Beurteilung der Abschlüsse durch die Treuhand
- Bewertung oder Preisfestlegung
Zwei Wochen Readiness Check
- Tag 1Sie erhalten die Dokumenten-Checkliste und tragen zusammen, was vorhanden ist.
- Tag 3Auftaktsitzung bei Ihnen im Betrieb: Durchgang der Checkliste, erste Lücken.
- Tag 4–10Durchsicht der Unterlagen durch uns; Rückfragen per Telefon oder E-Mail.
- Tag 12Besprechung der Ergebnisse, Einordnung nach Aufwand und Zuständigkeit.
- Tag 14Schriftliche Liste offener Punkte und Notiz liegen bei Ihnen.
Für wen die Durchsicht gedacht ist
Inhaber mit externem Weg
Hier wiegt die Dokumentation am schwersten, weil die Käuferseite den Betrieb nicht kennt und alles prüfen wird.
Inhaber mit Nachfolger aus dem Team
Die Person kennt die Abläufe – aber nicht die Verträge und selten die Bücher. Die Durchsicht schliesst diese Lücke.
Nachfolgerinnen und Nachfolger
Wer übernehmen soll, kann die Durchsicht gemeinsam mit dem Inhaber beauftragen und erhält dieselbe Liste.